Warum es gut ist, Aufgaben abzuschließen

Eigentlich wollte ich gerade schon den Rest meines Tages der Familie widmen. Da stoße ich auf diesen Artikel. Nachdem ich die Zusammenfassung gelesen habe, entschließe ich mich, heute noch alles zu Ende zu schreiben. Vielleicht kennen Sie ja ähnliche Situationen und entscheiden sich dann anders als ich.

Warum unfertige Aufgaben?

Unfertige Aufgaben kennt wohl jeder von uns. A lá „Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe ruhig auf Morgen.“. Doch manchmal können Aufgaben auch gar nicht vor dem wohl verdienten Feierabend fertig gestellt werden. Sie warten noch auf die Zuarbeit von einem Kollegen, Ihnen fehlt die Zusage eines Lieferanten oder ein Kunde hat erst Morgen Zeit. Auch die zunehmende Projektarbeit könnte unfertige Aufgaben am Ende eines Arbeitstages begünstigen. Sie sind also weit verbreitet. Doch nicht nur weit verbreitet, sondern sie scheinen auch mit arbeitsbedingtem Stress in Verbindung zu stehen (Syrek & Antoni, 2014). Wer Stress hat, erlebt weniger Flow und weniger Wohlbefinden (Peifer, Syrek, Ostwald, Schuh, & Antoni, 2019). Wie Leser unseres Blog wissen, ist Wohlbefinden hier immer wieder gern behandeltes Thema. Um dem geringen Erkenntnisstand zwischen Wohlbefinden, Stress und unfertigen Aufgaben zu Laibe zu rücken, haben Peifer et al. (2019) zwei Studien durchgeführt.

Unfertige Aufgaben, Flow und Wohlbefinden

Die 93 Vollzeit arbeitenden Teilnehmern aus einer Gelegenheitsstichprobe bearbeiteten Fragebögen zu den drei Bereichen mit Rückblick auf die letzten zwei Wochen. Dabei zeigten sich die oben beschriebenen Zusammenhänge etwas präziser: Besonders schlecht schnitten dabei diejenigen ab, die besonders viele unerledigte Aufgaben hatten. Sie erlebten weniger Flow und weniger Wohlbefinden.

Noch aussagekräftiger war die zweite durchgeführte Studie. Dabei wurden die Fragebögen zu den Aufgaben und zum Flow direkt nach der Arbeit, der Flow während des Abends und am nächsten Morgen nach dem Aufstehen das Wohlbefinden gemessen. Mit diesem komplexeren Design lassen sich Aussagen über die Richtung des Effekts machen. Es konnte also überprüft werden, ob die Wirkungsrichtung stimmt. Schließlich ist auch denkbar, dass mangelndes Wohlbefinden zu weniger Flow und mehr unerledigten Aufgaben führt.

Doch auch die Richtung des Effektes konnte in der zweiten Studie bestätigt werden. Es zeigte sich also, dass sich unerledigte Aufgaben negativ auf Flowerlebnisse und Wohlbefinden auswirken.

Was bedeutet das für mich?

Gibt es in Ihrem Team oder Arbeitsbereich die Tendenz, dass viele Aufgaben unerledigt bleiben? Dann empfiehlt es sich, intensiver mit der Situation auseinander zu setzen. Es gibt Strategien, um Aufgaben zu Ende zu führen.

Unterteilen Sie Ihre Aufgaben in mehrere Unteraufgaben, sodass insgesamt mehr erledigt werden kann. Diese Unteraufgaben sollten kurz, erreichbar und messbar sein (vgl. Pfeier et al., 2019). Als positiven Nebeneffekt hebeln Sie mit diesem Vorgehen den „deadline rush“ aus. Dabei geht es um die Tendenz kurz bevor eine Deadline endet, besonders viel zu arbeiten.

Um mehr Flow zu erleben, empfiehlt es sich, potentielle Ablenkungen aus zu schalten (vgl. Pfeifer, et al., 2019). Das schreibt sich immer so leicht, ist konkret aber manchmal schlecht umsetzbar. Besser umsetzbar sind diese Tipps:

  1. Schließen Sie Ihre Türe.
  2. Schalten Sie Benachrichtigungen Ihres E-Mail-Programmes aus (Outlook, Apple Mail, Thunderbird).
  3. Stellen Sie Ihr Mobiltelefon auf „stumm“. Kein Vibrationsalarm!
  4. Wessen Telefon ständig klingelt, kann auch hier Telefonzeiten einführen mithilfe eines Anrufbeantworters oder dem klassischen Ausschalten des Telefons.
  5. Kollegen lassen sich zwar nicht ausschalten, aber auch hier könnte bei regem Betrieb um ein- zwei Stunden Ruhe gebeten werden.
  6. Manche Arbeitnehmer hören auch rhythmische Musik während gewisser Tätigkeiten, um diesen Fokus zu erhalten.

Geben Sie diese Hinweise auch weiter an Ihre Kollegen, Bekannten und natürlich Ihre Mitarbeiter. So sorgen Sie für mehr Wohlbefinden in Ihrer Umgebung.

Haben Sie schon Erfahrungen damit gemacht oder fallen Ihnen noch mehr gute Tipps ein? Schrieben Sie uns gerne ein Kommentar oder eine Mail.

Literatur

Peifer, C., Syrek, C., Ostwald, V., Schuh, E., Antoni, C. H. (2019). Thieves of Flow: How Unfinished Tasks at Work are Related to Flow Experience and Wellbeing. Journal of Happiness Studies, Zuerst online erschienen. doi: 10.1007/s10902-019-00149-z

Syrek, C. J., & Antoni, C. H. (2014). Unfinished tasks foster rumination and impair sleeping – Particularly if leaders have high performance expectations. Journal of Occupational Health Psychology, 19(4), 490–499. doi: 10.1037/a0037127

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